Правила проектного менеджера
1. Перед началом работы обязательно подписать NDA и ознакомиться с правилами работы в компании.
(Учитывать историю взаимодействия с клиентом предыдущего менеджера. Распределять заказы в зависимости загрузки менеджера)
2. Диалог с клиентом создает менеджер в телеграм с добавлением руководителя отдела и Анны (по необходимости, если ключивой клиент).
По необходимости во внутреннем диалоге с Анной Яковлевой необходимо максимально ознакомиться со всеми вводными про клиента и проект.
2.1 При вступлении в этот диалог менеджер отправляет приветствие по шаблону Kiwi Party, который мы предоставляем:
Добрий день Ольга.
Мене звати ______ я менеджер компанії Kiwi Party, супроводжуватиму Вас протягом усієї організації Вашого свята. У цій групі ми будемо з Вами обговорювати всі деталі, а також питання, що Вас цікавлять, щоб Ваше свято пройшло якомога краще!
Добрий день.
Мене звати Олена, також в групі присутня Анастасія , вона менеджер компанії Kiwi Party та супроводжуватиме Вас протягом усієї організації Вашого свята. У цій групі ми будемо з Вами обговорювати всі деталі, а також питання, що Вас цікавлять, щоб Ваше свято пройшло якомога краще!
2.2 Обязательное условие - отвечать клиенту на вопросы оперативно (в рабочее время или в любое время, если проект срочный).
Если информации по вопросу нет, вы её ищете или в процессе - сообщайте об этом клиенту, чтобы он понимал, что вы увидели его вопрос и находитесь в диалоге.
3. Создается внутренний диалог (по необходимости) с декораторами, подрядчиками.
4. По необходимости менеджер подает рук отдела тезисную информацию по событиям и согласованным позициям в процессе подготовки проекта.
5. Отправляем клиенту ссылку на нужную тематику, либо готовим презентацию - готовятся самостоятельно проектным менеджером по шаблону Kiwi Party, который мы предоставляем.
На большие, репутационные проеты привлекаем дизайнера для презентации.
Скрипт: Що входить до анімаційної програми?
Програму складаємо під ваші побажання
За стандартом анімація поділяється на такі блоки:
- Знайомство
- Гра з тематичним реквізитом
- Елементи шаромоделювання
- Глітер тату
- Танцювальна частина
- Піньята(якщо є)
- Винесення торта( якщо є) або колективні привітання
Аніматори приїжджають з музичною колонкою, тематичним реквізитом і можуть бути відразу в костюмах, щоб бути максимально автономним і не залежати не від чого.
6. Сроки и дедлайны подготовки согласовываются во внутреннем диалоге и соблюдаются ОБЯЗАТЕЛЬНО.
7. Презентацию перед отправкой клиенту ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовываем во внутреннем диалоге.
8. Когда выбраны позиции создается смета в 1с в гривнах. Все ключевые стоимости согласовуются во внутреннем диалоге.
Скрипт-обґрунтування 10% агентських:
У кошторисі присутня Сума агентської винагороди – це оплата наших послуг. Ми беремо на себе відповідальність за якість роботи всього персоналу, який працює від нас. При роботі з нами за вашим проектом фіксується менеджер, який знаходиться постійно на зв'язку, шеф анімації, який розробляє сценарний план свята, адже найкраща імпровізація – ретельно продумана імпровізація. Наші аніматори завжди з якісним реквізитом, актуальними програмами та у гарних костюмах.
10% від кошторису - це плата за сервіс та активну участь у підготовці вашого свята
9. Если клиенту нужна смета в уе она редактируется в эксель по шаблону из 1с с указанием курса, суммы и даты предоплаты.
10. Смета перед отправкой клиенту ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовывается во внутреннем диалоге.
11. На базе подтвержденной сметы, клиент делает предоплату в размере 70% от суммы сметы, не позднее, чем за 48 часов до начала проекта или 100% оплата по предварительной договоренности на реквизиты ФОП.
Если клиент хочет оплатить наличными, то отвечаем что можем принять наличные и сами положить их на наш Фоп. После отправляем чек клиенту.
12. Реквизиты для оплаты:
Відправляю реквізити для передплати у розмірі 70%:
Відправляю реквізити для передоплати:
UA613220010000026001310057811
ФОП Яковлева Олеся
ЄДРПОУ 3159225060
Сума передоплати: грн
Спосіб переводу: переказ за реквізитами (або платіж за IBAN)
Призначення платежу: за організацію заходу
Якщо оплата від неприбуткової організації або від юридичної особи (ТОВ), необхідно надати реквізити для виставлення рахунку, оплата здійснюється на ТОВ (сума буде +6%)
Будь ласка, скиньте скрин оплати в чат.
13. После получения предоплаты/постоплаты (в группе Приходы), информация с датой и суммой фиксируется в диалоге с клиентом. И создается событие в календаре Гугл.
14. Обработка заказа:
-Бронь подрядчиков (напряму) и аниматоров (в телеграм гуппе Аниматоры Киви)
-Заявка на костюмы, мк, реквизит, закупки (менеджер склада)
-Отправка заявки на предоплату подрядчиков
-Заявка на выдачу денег под проект в группу «Взрослые расчеты», "Киви расчеты" в Телеграм;
15. Все материальные ценности взятые и/или закупленные на проект фиксируются через склад и возвращаются на склад Kiwi Party согласно заявке.
Нерасходные материалы возвращаются на склад в полном объеме, их потеря недопустима. Расходные материалы проектный менеджер также должен вернуть, но может сделать это не в полном объеме.
17.1 Обязательный список на мероприятие
17. Перед мероприятием, при необходимости, с подрядчиками подписываются договора сотрудничества или NDA (шаблон документов у руководителя отдела).
18. Финальный расчет со всеми подрядчиками производится по завершению мероприятия в рамках одного-двух рабочих дней.
19. Перед мероприятием (за несколько дней) ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовать с клиентом возможность сьемки монтажа, декора праздника и т. д. нашим SMM.
Скрипт-дозвіл на присутність SMM:
Підкажіть, чи можна знімати на вашому святі? Якщо зйомка та публікація в соц. мережах Kiwi Party можлива, то на святі працюватиме SMM менеджер, який після свята надасть вам якісний фото/відео контент і для вашого особистого використання
20. Во время мероприятия запрещено снимать на телефон клиентов и их гостей.
21. При использовании материалов в ваших соцсетях обязательно соблюдать правила Kiwi Party.
22. После проекта менеджер подает финансовый отчет о расходах в группу телеграм "Киви расчеты".
23. Смета по проекту, с финальным расчетом клиента и всеми подрядчикам закрываются в течении 3-х дней после проекта.
24. Если на проекте работают наши фотографы/видеооператоры после проекта обязательно скидывается ссылка Алесе что б загрузила на пиксисет, потом готовую ссылку кидаем в фото/видео с указанием номера сметы, тематики и даты и возможность публикации.
И согласовать с клиентом можно или публиковать.
25. Все оплаты и постоплаты, которые приходят от клиентов и подрядчиков вносятся в смету.
Чаевые деляться 50% в общую кассу агенства, и 50% деляться на участников праздника по усмотрению менеджера.
Согласовать с АНЕЙ
26. Получить отзыв от клиента и обязательно положить в группу отзывы с подписью праздника.
Дякуємо за Вашу довіру! Ми завжди з радістю готові організувати свята для Ваших діток🥳
Ми також спеціалізуємось на:
- Бізнес заходах
- Дорослих дня народження
- Корпоративах
- Весіллях
З любов'ю, Kiwi Party 🥝🎉
Наш Instagram: www.instagram.com/kiwi_party_
27. Оплата за проекты происходит раз в месяц с 3 по 5 число
(Учитывать историю взаимодействия с клиентом предыдущего менеджера. Распределять заказы в зависимости загрузки менеджера)
2. Диалог с клиентом создает менеджер в телеграм с добавлением руководителя отдела и Анны (по необходимости, если ключивой клиент).
По необходимости во внутреннем диалоге с Анной Яковлевой необходимо максимально ознакомиться со всеми вводными про клиента и проект.
2.1 При вступлении в этот диалог менеджер отправляет приветствие по шаблону Kiwi Party, который мы предоставляем:
Добрий день Ольга.
Мене звати ______ я менеджер компанії Kiwi Party, супроводжуватиму Вас протягом усієї організації Вашого свята. У цій групі ми будемо з Вами обговорювати всі деталі, а також питання, що Вас цікавлять, щоб Ваше свято пройшло якомога краще!
Добрий день.
Мене звати Олена, також в групі присутня Анастасія , вона менеджер компанії Kiwi Party та супроводжуватиме Вас протягом усієї організації Вашого свята. У цій групі ми будемо з Вами обговорювати всі деталі, а також питання, що Вас цікавлять, щоб Ваше свято пройшло якомога краще!
2.2 Обязательное условие - отвечать клиенту на вопросы оперативно (в рабочее время или в любое время, если проект срочный).
Если информации по вопросу нет, вы её ищете или в процессе - сообщайте об этом клиенту, чтобы он понимал, что вы увидели его вопрос и находитесь в диалоге.
3. Создается внутренний диалог (по необходимости) с декораторами, подрядчиками.
4. По необходимости менеджер подает рук отдела тезисную информацию по событиям и согласованным позициям в процессе подготовки проекта.
5. Отправляем клиенту ссылку на нужную тематику, либо готовим презентацию - готовятся самостоятельно проектным менеджером по шаблону Kiwi Party, который мы предоставляем.
На большие, репутационные проеты привлекаем дизайнера для презентации.
Скрипт: Що входить до анімаційної програми?
Програму складаємо під ваші побажання
За стандартом анімація поділяється на такі блоки:
- Знайомство
- Гра з тематичним реквізитом
- Елементи шаромоделювання
- Глітер тату
- Танцювальна частина
- Піньята(якщо є)
- Винесення торта( якщо є) або колективні привітання
Аніматори приїжджають з музичною колонкою, тематичним реквізитом і можуть бути відразу в костюмах, щоб бути максимально автономним і не залежати не від чого.
6. Сроки и дедлайны подготовки согласовываются во внутреннем диалоге и соблюдаются ОБЯЗАТЕЛЬНО.
7. Презентацию перед отправкой клиенту ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовываем во внутреннем диалоге.
- составляем тайминг
- согласованием тайминг и программы с подрядчиками.
- согласовываем возможность проведения шоу, которые хотим предложить клиенту, с заведением.
8. Когда выбраны позиции создается смета в 1с в гривнах. Все ключевые стоимости согласовуются во внутреннем диалоге.
Скрипт-обґрунтування 10% агентських:
У кошторисі присутня Сума агентської винагороди – це оплата наших послуг. Ми беремо на себе відповідальність за якість роботи всього персоналу, який працює від нас. При роботі з нами за вашим проектом фіксується менеджер, який знаходиться постійно на зв'язку, шеф анімації, який розробляє сценарний план свята, адже найкраща імпровізація – ретельно продумана імпровізація. Наші аніматори завжди з якісним реквізитом, актуальними програмами та у гарних костюмах.
10% від кошторису - це плата за сервіс та активну участь у підготовці вашого свята
9. Если клиенту нужна смета в уе она редактируется в эксель по шаблону из 1с с указанием курса, суммы и даты предоплаты.
10. Смета перед отправкой клиенту ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовывается во внутреннем диалоге.
11. На базе подтвержденной сметы, клиент делает предоплату в размере 70% от суммы сметы, не позднее, чем за 48 часов до начала проекта или 100% оплата по предварительной договоренности на реквизиты ФОП.
Если клиент хочет оплатить наличными, то отвечаем что можем принять наличные и сами положить их на наш Фоп. После отправляем чек клиенту.
12. Реквизиты для оплаты:
Відправляю реквізити для передплати у розмірі 70%:
Відправляю реквізити для передоплати:
UA613220010000026001310057811
ФОП Яковлева Олеся
ЄДРПОУ 3159225060
Сума передоплати: грн
Спосіб переводу: переказ за реквізитами (або платіж за IBAN)
Призначення платежу: за організацію заходу
Якщо оплата від неприбуткової організації або від юридичної особи (ТОВ), необхідно надати реквізити для виставлення рахунку, оплата здійснюється на ТОВ (сума буде +6%)
Будь ласка, скиньте скрин оплати в чат.
13. После получения предоплаты/постоплаты (в группе Приходы), информация с датой и суммой фиксируется в диалоге с клиентом. И создается событие в календаре Гугл.
14. Обработка заказа:
-Бронь подрядчиков (напряму) и аниматоров (в телеграм гуппе Аниматоры Киви)
-Заявка на костюмы, мк, реквизит, закупки (менеджер склада)
-Отправка заявки на предоплату подрядчиков
-Заявка на выдачу денег под проект в группу «Взрослые расчеты», "Киви расчеты" в Телеграм;
15. Все материальные ценности взятые и/или закупленные на проект фиксируются через склад и возвращаются на склад Kiwi Party согласно заявке.
Нерасходные материалы возвращаются на склад в полном объеме, их потеря недопустима. Расходные материалы проектный менеджер также должен вернуть, но может сделать это не в полном объеме.
17.1 Обязательный список на мероприятие
- Аптечка
- Сумки координатора
17. Перед мероприятием, при необходимости, с подрядчиками подписываются договора сотрудничества или NDA (шаблон документов у руководителя отдела).
18. Финальный расчет со всеми подрядчиками производится по завершению мероприятия в рамках одного-двух рабочих дней.
19. Перед мероприятием (за несколько дней) ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовать с клиентом возможность сьемки монтажа, декора праздника и т. д. нашим SMM.
Скрипт-дозвіл на присутність SMM:
Підкажіть, чи можна знімати на вашому святі? Якщо зйомка та публікація в соц. мережах Kiwi Party можлива, то на святі працюватиме SMM менеджер, який після свята надасть вам якісний фото/відео контент і для вашого особистого використання
20. Во время мероприятия запрещено снимать на телефон клиентов и их гостей.
21. При использовании материалов в ваших соцсетях обязательно соблюдать правила Kiwi Party.
22. После проекта менеджер подает финансовый отчет о расходах в группу телеграм "Киви расчеты".
23. Смета по проекту, с финальным расчетом клиента и всеми подрядчикам закрываются в течении 3-х дней после проекта.
24. Если на проекте работают наши фотографы/видеооператоры после проекта обязательно скидывается ссылка Алесе что б загрузила на пиксисет, потом готовую ссылку кидаем в фото/видео с указанием номера сметы, тематики и даты и возможность публикации.
И согласовать с клиентом можно или публиковать.
25. Все оплаты и постоплаты, которые приходят от клиентов и подрядчиков вносятся в смету.
Чаевые деляться 50% в общую кассу агенства, и 50% деляться на участников праздника по усмотрению менеджера.
Согласовать с АНЕЙ
26. Получить отзыв от клиента и обязательно положить в группу отзывы с подписью праздника.
Дякуємо за Вашу довіру! Ми завжди з радістю готові організувати свята для Ваших діток🥳
Ми також спеціалізуємось на:
- Бізнес заходах
- Дорослих дня народження
- Корпоративах
- Весіллях
З любов'ю, Kiwi Party 🥝🎉
Наш Instagram: www.instagram.com/kiwi_party_
27. Оплата за проекты происходит раз в месяц с 3 по 5 число
Не забыть взять на проект!
- Планшетки Kiwi Party или Yakovleva Weddings;
- Бейджи на лентах Kiwi Party или Yakovleva Weddings;
- Тайминг на всех участников проекта;
- Чистые листы А4;
- Сумка со средствами первой необходимости: нитки и иголки, влажные и сухие салфетки, ручки, клей, прозрачный лак, скотч;
- Аптечка;
- Форма координаторов (предварительно согласована с менеджером проекта);
- Сумки координаторов;
- NDA для подрядчиков при необходимости;
- Договора для подрядчиков при необходимости;
- Внешний аккумулятор и зарядное устройство;
- Список материальных ценностей, которые завезли на площадку и которые необходимо вернуть на склад Kiwi Party.
Виктория Шатохина
Руководитель ивент отдела
+38067-176-64-77
Алеся Яковлева
Финансовый директор
+38063-109-66-13
